Antragsphase

Wurde Ihr Vorhaben positiv bewertet, werden Sie zur Antragstellung aufgefordert.

Zur Einreichung füllen Sie die Antragsformulare im Online-Tool ELAN aus.  Die entsprechenden Logindaten erhalten Sie von uns zusammen mit der Aufforderung zur Antragstellung per E-Mail. Den Antrag reichen Sie dann rechtsverbindlich zusammen mit weiteren Dokumenten bei uns ein. Beachten Sie dabei die nachfolgenden Erläuterungen:

• Einzureichende Dokumente
• Erläuterungen zur Einreichungsform
• Erläuterungen zum Ausfüllen der Dokumente
• Wie es nach der Einreichung weitergeht

Einzureichende Dokumente

Von der Konsortialführung für den gesamten Verbund einzureichen (nur einmal):

Von jedem Konsortialpartner (Forschungseinrichtung) einzeln einzureichen:

Von jedem Konsortialpartner (Großunternehmen) einzeln einzureichen:

Von jedem Konsortialpartner (KMU) einzeln einzureichen:

Erläuterungen zur Einreichungsform

*Elektronisch

Alternativ zum E-Mailversand können Sie uns Ihre Unterlagen auch mit unserem Upload-Tool senden. Dieses erlaubt Dateigrößen über 25 MB und eine verschlüsselte Übertragung.
Bitte übersenden Sie uns zudem alle Dateien in einem Upload oder in einer E-Mail (bitte nicht in mehreren Uploads oder mehreren E-Mails an verschiedene Personen/Stellen in unserem Haus). Im Upload-Tool können Sie hierfür mehrere Dateien auswählen, bevor Sie auf den Upload-Button klicken.
Um Doppelungen und Missverständnisse zu vermeiden, verwenden Sie bitte zur Einreichung von Dokumenten ausschließlich als Empfänger-Adresse unser allgemeines Postfach di.by@vdivde-it.de.

*Rechtsverbindlich

Rechtsverbindlich einzureichende Unterlagen können Sie ausgedruckt mit rechtsverbindlicher Unterschrift per Post oder digital mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) per E-Mail an di.by@vdivde-it.de oder digital per Einreichung im Online-Tool ELAN über Ihr ELSTER-Unternehmenskonto einreichen. Nicht ausreichend sind elektronische Siegel oder nur einfache und fortgeschrittene elektronische Signaturen.

Erläuterungen zum Ausfüllen der Dokumente

Allgemeine Hinweise

• Sofern Sie sich nicht über das ELSTER-Unternehmenskonto authentifizieren möchten, dann klicken Sie bitte auf: Ohne Anmeldung fortsetzen.
• Der Zugang zu Ihrem Antrag wird gesperrt, wenn Sie dreimal ein falsches Kennwort eingeben. Falls der Zugang gesperrt ist, schreiben Sie eine E-Mail an den FIPS-Support fips@mister-systems.de.
• Wenn Sie Ihre Eingaben im Antragstool zwischenspeichern und zu einem späteren Zeitpunkt weiterbearbeiten möchten, dann können Sie sich eine HTML-Datei herunterladen, mit welcher Sie die bereits eingegebenen Antragsdaten später wieder ins System laden können.
• Beachten Sie gerne auch unseren Foliensatz zu Antragsstellung.

Angaben zum KMU-Status

• Maßgeblich für die Einstufung als KMU ist die Empfehlung der Kommission vom 6. Mai 2003 betreffend die Definition der Kleinstunternehmen sowie der kleinen und mittleren Unternehmen (KMU Definition - Information) der EU L 124/36 vom 20.05.2003.
• Auszufüllen ist das Dokument Ermittlung Unternehmenstyp.
• Berücksichtigt werden dabei u. a. alle Beteiligungen von Unternehmen, die mind. 25 % sind. Dabei ist es unerheblich, ob die Antragstellerin an einem Unternehmen beteiligt ist, oder ein drittes Unternehmen an der Antragstellerin beteiligt ist.

Vorhabensbeschreibung

Ihre Konsortialführung reicht für den gesamten Verbund die gemeinsame Vorhabensbeschreibung ein, die Sie bereits in der Skizzenphase anhand der Gliederungsvorlage erstellt haben. Dabei berücksichtigen Sie bitte die Klärungs-/Änderungs-/Ergänzungsbedarfe, die wir Ihnen gegebenenfalls im Rahmen der Nachqualifizierung vor der oder zur Antragsaufforderung kommuniziert haben. Für diese Änderungen ist die Seitenbegrenzung aufgehoben. Arbeitspakete im aktualisierten Arbeitsplan dürfen nun maximal 6 PM pro Partner umfassen. Sollten Sie unsicher sein, treten Sie bitte mit dem Ihnen kommunizierten Bearbeitungsteam in Kontakt.

Ausgabenpositionen

Kostenpositionen

• Generell sollten die in Ansatz gebrachten Ausgaben z. B. in der Vorhabensbeschreibung hinreichend erläutert werden (Grund der Anschaffung, Spezifikation).
• Generell sollten die in Ansatz gebrachten Kosten z. B. in der Vorhabensbeschreibung hinreichend erläutert werden (Grund der Anschaffung, Spezifikation).
• Gegebenenfalls eingeräumte Skonti, Rabatte o.ä. müssen in Anspruch genommen werden.
• Versand- und Verpackungskosten als Anschaffungsnebenkosten sind förderfähig und dürfen angesetzt werden.
• Es können Bruttopreise angesetzt werden, falls Sie im Vorhaben nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind. Andernfalls können nur Nettopreise angesetzt werden.
• Es können nur Nettopreise angesetzt werden.

Personalkosten

• Es werden die tatsächlich entstehenden Ist-Ausgaben (Arbeitgeberbrutto) angesetzt.
• Bitte folgende Angaben machen:
  • Entgeltgruppe und -stufe nach TV-L bzw. TVöD
  • Nachvollziehbare Aufschlüsselung des Vorkalkulationsansatzes pro Personenmonat
• Förderfähig ist wissenschaftliches Personal und wissenschaftliche/studentische Hilfskräfte (Hilfskräfte werden nur bei Universitäten und Hochschulen unter Personalkosten geführt, bei außeruniversitären Forschungseinrichtungen sind diese als Fremdleistungen anzusetzen)
• Personal wird pauschalisiert abgerechnet. Die Pauschalen entnehmen Sie bitte den für Ihren Antrag geltenden Förderrichtlinien.
• Doktoranden, Werkstudenten, studentische/wissenschaftliche Hilfskräfte o. vgl. sind aus formalen Gründen unter der Kostenposition Fremdleistungen zu beantragen.
• Förderfähig ist nur eigenes, festangestelltes Personal der Antragstellerin.
• Pro Personenmonat können maximal 160 Stunden pro Mitarbeiter in Ansatz gebracht werden.
• Förderfähig sind nur Tätigkeiten, die der Forschung und Entwicklung zuzurechnen sind. Beispielsweise sind die folgenden Tätigkeiten nicht förderfähig:
  • Administrative Tätigkeiten
  • Administrativ-organisatorisches Projektmanagement
  • Erstellung von Mittelabrufen, Zwischenberichten, Verwendungsnachweis

Sonstige Betriebskosten (Materialkosten)

• Zuwendungsfähig sind Materialeinzelkosten.
• Ein Materialgemeinkostenzuschlag wird nicht gewährt.
• Zu den Materialkosten zählen z. B. Werkstoffkosten, Fertigungsmaterialkosten, Handelsware, Betriebsmittelkosten.
• Zur Begründung des Kostenansatzes müssen insbesondere für Positionen größer 5.000 € Angebote oder Referenzrechnungen beigelegt werden.
• Alle Positionen sollten durch ein nachvollziehbares Preis-Mengen-Gerüst unterlegt sein (nicht 6.000 € für Platinen, sondern 6.000 € für 10 Platinen à 600 €).
• Als Materialkosten anerkannte Sachkostenpositionen dürfen nach Projektende nicht wirtschaftlich verwertet werden und keinen wirtschaftlichen Zweck erfüllen. Sie werden im Projekt verbraucht oder ausschließlich dazu genutzt, die Projektergebnisse durch Forschungs- und Entwicklungsarbeiten, die in direktem Zusammenhang mit dem Vorhaben stehen, zur Produktreife zu führen, und spätestens nach dem Ende des Verwertungszeitraumes, d. h. drei Jahre nach dem Ende des Durchführungszeitraumes, fachgerecht entsorgt oder einem Forschungspartner zum Zweck der Forschung und Lehre zur Verfügung gestellt. Alle anderen Sachkosten sind in der Regel den Kosten für Instrumente und Ausrüstung zuzuordnen.
• Nicht förderfähige Kosten
  • Energiekosten
  • Betriebskosten z. B. Maschinenstunden
  • Sonstige kalkulatorische Kosten

Kosten für Auftragsforschung (Fremdleistungen)

• Fachlich notwendige Teilaufgaben, die nicht von der Zuwendungsnehmerin selbst erbracht werden können, können im Rahmen eines Unterauftrags an einen Dritten (in der Regel mit Sitz in Bayern) übergeben werden. Es können nur FuE-Fremdleistungen durch Dritte anerkannt werden (reine Beratungsleistungen, Schulungen etc. sind nicht anrechenbar).
• Für Fremdleistungen sollten Angebote vorgelegt werden, die den Umfang der Leistungen sowie die Zusammensetzung der Preise beinhalten. Bei Aufträgen größer als 25.000 € und einer Förderquote größer als 35 % müssen spätestens während der Projektlaufzeit vor Beauftragung mehr als zwei Vergleichsangebote eingeholt werden.
• Wissenschaftliche/studentische Hilfskräfte (Hilfskräfte werden nur bei außeruniversitären Forschungseinrichtungen als Fremdleistungen angesetzt, bei Universitäten und Hochschulen werden diese unter Personalkosten geführt)
  • Nachvollziehbare Aufschlüsselung des Vorkalkulationssatzes pro Personenmonat
  • Anzugeben sind die geplanten Arbeitsstunden und der Stundenlohn (Arbeitgeberbrutto)
• Werkstudenten und Praktikanten
  • Förderfähig sind die gesamten Arbeitgeberbruttokosten (Bruttolohn zzgl. Lohnnebenkosten wie AG-Anteil an der Sozialversicherung)
  • Nachvollziehbare Aufschlüsselung des Vorkalkulationssatzes pro Personenmonat inkl. Angaben zur Anzahl der durchschnittlichen Arbeitsstunden/Monat und zum Bruttostundenlohn
• Sonderfall: Unterbeauftragung eines verbundenen Unternehmens: Die Personalkosten des unterbeauftragten Unternehmens sind wie beim Zuwendungsempfänger wie folgt zu kalkulieren bzw. nachzuweisen.
  • Eingruppierung gemäß Qualifikation
  • Kalkulation nach Personenmonaten
• Es dürfen nur Nettopreise angesetzt werden, falls Ihre außeruniversitäre Forschungseinrichtung im Vorhaben vorsteuerabzugsberichtigt ist.

Kosten für Instrumente und Ausrüstung (Sondereinzelkosten)

• In diese Kostenposition sind alle Anschaffungen ab Projektbeginn (z. B. Laptops, Software, Lizenzen, Messgeräte) einzuordnen, die sich nicht verbrauchen (sonst Materialkosten) und nicht der Grundausstattung zugerechnet werden können.
• Bei Forschungseinrichtungen (außer Fraunhofer-Gesellschaft) werden die gesamten Ausgaben für die Anschaffung anerkannt (es erfolgt keine Abschreibung).
• Bitte geben Sie (außer Fraunhofer-Gesellschaft) im ELAN-Tool sowohl bei der Gesamtnutzungsdauer als auch bei der zeit- und vorhabensanteiligen Nutzungsdauer den Wert „1“ an.
• Ausnahmen bei Forschungseinrichtungen, die bei entstehenden Vorhabenskosten zum Vorsteuerabzug berechtigt sind:
  • Es sind Abschreibungszeiträume gem. AfA-Tabellen zu beachten.
  • Zuwendungsfähig ist der Abschreibungsanteil, der im Projektzeitraum liegt.
  • Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) können nach § 6 Abs. 2 Satz 1 EStG in voller Höhe angesetzt werden. Voraussetzungen: Gegenstand ist beweglich, selbständig nutzbar und der Anschaffungswert beträgt höchstens 800 € netto.
  • Förderfähig ist nur der Nettobetrag (ohne MwSt.).
• Es werden die allgemein geltenden Abschreibungszeiträume gem. AfA-Tabelle angesetzt, mit denen Sie auch intern im Unternehmen die Geräte abschreiben.
• Zuwendungsfähig ist der Abschreibungsanteil, der im Projektzeitraum liegt.
• Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) können nach § 6 Abs. 2 Satz 1 EStG in voller Höhe angesetzt und abgerechnet werden. Voraussetzungen: Gegenstand ist beweglich, selbständig nutzbar und der Anschaffungswert beträgt höchstens 800 € netto.

Reisekosten

• Reisen müssen dem Informationsgewinn für die Projektbearbeitung dienen.
• Sollen hierfür Konferenzen, Veranstaltungen, Messen etc. besucht werden, müssen in Frage kommende Veranstaltungen bei der Antragstellung aufgeführt und der Projektbezug erläutert werden.
• Es gilt der Richtwert, dass für Veranstaltungen, Messen und Konferenzbesuche nicht mehr als 2.000 € pro Personenjahr angesetzt werden sollen.
• Förderfähig sind:
  • Reisekosten im engeren Sinne (Fahrten mit Bahn und öffentlichen Verkehrsmitteln, Kilometergeld für Fahrten mit Privat-PKW, Gebühren für Miet-PKW, Treibstoffkosten)
  • Tagegeld und ggfs. Übernachtungskosten bei mehrtägigen Dienstreisen (z. B. bei Konferenzen), Konferenzgebühren
• Nicht förderfähig:
  • Schulungen / Weiterbildungen der Projektmitarbeitenden
  • Nutzung von Dienst-PKWs (da bereits über die Grundfinanzierung gedeckt) inkl. Treibstoffkosten für die Betankung des Dienst-PKWs
  • Bahncard (auch nicht gegen Vorlage einer Amortisationsrechnung)
• Wichtig: Der Projektbezug der Dienstreise muss plausibel und nachvollziehbar sein.

• Reisekosten sind mit den Personalpauschalen abgegolten und können nicht angesetzt werden.

Wie es nach der Einreichung weitergeht

Nach der Einreichung erhalten Sie von uns per E-Mail eine Eingangsbestätigung mit eventuell bereits ersten Nachforderungen. In der Regel ergeben sich im Laufe der Bearbeitung weitere Klärungsbedarfe. Die Bearbeitung Ihres Antrags kann erst abgeschlossen werden, wenn Sie und Ihre Projektpartner alle nachgeforderten Informationen nachgereicht haben.

Liegen Ihre Unterlagen vollständig vor und wurden von uns bearbeitet, dann stimmen wir im nächsten Schritt mit dem Konsortium den gemeinsamen Projektstart und die individuellen Förderquoten ab. Nach erfolgter Abstimmung können wir in der Regel den Projektstart für das Konsortium freigeben und die Unterlagen an das StMWi übergeben. Erst ab dem Tag des Projektstarts können Sie mit den Arbeiten am Vorhaben beginnen sowie Bestellungen auslöse – zunächst noch auf eigenes Risiko, bis Sie den Zuwendungsbescheid vom Zuwendungsgeber erhalten.

Hilfestellung zu Vorgängen im Projektverlauf entnehmen Sie unserer Seite zur Projektdurchführung.